גמישות ויכולת הסתגלות

בעולם שבו המציאות משתנה כל הזמן, היכולת להתאים את התכניות שלי למצבים בלתי צפויים היא קריטית.

תכנון מראש עם גמישות

אני מקפיד לתכנן מראש את הימים והשבועות שלי, אך תמיד משאיר מקום לשינויים בלתי צפויים. לדוגמה, אם יש משימות חירום או שינויי עדיפויות, אני יודע להתאים את עצמי מבלי לאבד את השליטה בלו״ז.

שמירה על "כריות זמן"

בכל יום אני משאיר זמן כרית שמיועד לטיפול במקרים דחופים או במשימות שהתארכו מעבר למצופה. זה מאפשר לי להגיב במהירות למקרים בלתי צפויים מבלי לגרום לעיכובים בשאר הלו״ז שלי.

חגים ועתות חירום

אני מוצא שאנשים רבים לא מכירים במציאות כשמדובר בחגים, חופשות, או מצבים מיוחדים כמו מלחמה. כשלא לוקחים בחשבון את ההשפעה של הפרעות כאלו על הלו״ז, נוצרים צווארי בקבוק ובלאגן שמקשים על ההתנהלות היומיומית. בלאגן כזה נוצר במיוחד כאשר ההספק לא תואם את התכנון, ומשימות מתחילות להיגרר מיום ליום. התוצאה היא ריבוי משימות שמשפיע על סדרי העדיפויות, מה שמוביל לקושי לעקוב אחר הכל ולהבין מה חשוב יותר. כדי להתמודד, אני מפנה מראש ביומן זמן למשימות דחופות ולגמישות בשבוע שלאחר העדרות. ככל שמקדישים לכך יותר מקום, צוואר הבקבוק מתקצר, והשגרה חוזרת מהר יותר למסלול.

ניהול בזמן אירועים מיוחדים

כאשר מתקרב אירוע כמו חופשת חג, חופשה משפחתית יזומה, או מצב חירום ביטחוני, אני חוזר לדברים הבסיסיים ביותר ושואל את עצמי מה הכי חשוב. במצבים כאלה, אני דוחה קדימה בצורה מסודרת את כל חסימות הזמן שתוכננו למשימות פחות דחופות, ומוודא שהלו״ז שלי משאיר מקום רב לגמישות. אני מכיר בכך שזמנים כאלה מתאפיינים בחוסר יכולת תכנון מדויק, והגמישות הזו היא מה שמאפשר להכיל שינויים ותקלות מבלי להיכנס ללחץ מיותר.

בנוסף, אני מתמקד בתחזוקה של משימות בסיסיות כמו מעבר יומי על מיילים והודעות, כדי לוודא ששום דבר קריטי לא מתפספס. במקביל, אני משאיר מקום רב לתקופת ההתאוששות שלאחר האירוע, עם הקצאת פי 3 או 4 שעות פנויות לעבודה ומשימות דחופות ביומן על פני השבועות הבאים. בכך אני מצליח להחזיר את הסדר ללו״ז בצורה הדרגתית ולשמור על שליטה במצב.

(אחרי חזרה מחופשה בחול, 3 ימים חסומים לתיאום פגישות וזמן רב מאד, בערך פי 4 מכרגיל, נשאר גמיש למשימות דחופות שהצטברו)

תחזוקת לוז בזמן חופש: האיזון בין ניתוק לחיבור

לא לעבוד כלל בחופשה לא באמת נותן לי שקט. תלוי בתפקיד ובאחריות שלך, אבל יש מצבים שבהם ניתוק מוחלט רק יוביל להפתעות בהמשך. הפתרון שלי? לשמור על חיבור בסיסי שמונע הפתעות ושומר על תחושת שליטה.

גם במהלך חופשת סקי, למשל, אני מתחבר פעם אחת ביום כדי לעבור על מיילים והודעות ולוודא שאין משהו דחוף. ברוב המקרים (90% מהפעמים), הדברים נפתרים על ידי העברה לגורם מתאים בארגון או הודעה קצרה מעבר ל-Out Of Office. אני לא מקדם תהליכים שדורשים זמן רב ולא מתעכב על משימות שיכולות לחכות, אבל מאפשר לעצמי לטפל במה שקריטי.

הגישה הזו מפחיתה לחצים, מונעת הצטברות של בעיות, ומביאה שקט – במיוחד למי שיש להם אחריות רבה או צורך להיות בעניינים גם מרחוק.

אני יודע שרבים יחלקו עלי בעניין זה ויגידו לי ש"כשאתה בחופש, היה בחופש". אני בנוי אחרת ואני חושב שמי שרוצה להתקדם בסולם הניהולי צריך להיות בנוי אחרת, ולא יכול לתת לדברים להישאר בחוסר מענה או להסיר אחריות מלאה בשל יציאה לחופשה. אני מעדיף לדעת כשיש בעיה שמתפתחת מול לקוח יח"צ ישראלי שלנו, ולהעביר אותה לטיפול באותו היום אצל הגורם הרלוונטי אצלנו, כשכל שזה עלה לי, זה שילוח מייל, מאשר לדעת על כך 5 ימים לאחר מכן, לאחר חזרתי לארץ, אך כשהלקוח נפגע, והנושא קיבל מענה חלקי מאחר ולא הייתי בזמינות לתת את האינסייט שלי.

(ביום הטיסה אני מקדיש את השעות האחרונות בישראל לסידורים. ביומיים שלאחר מכן הלו"ז פנוי למעט שעה בבוקר למעבר על מיילים)

שינויים דורשים תשומת לב ותכנון

שינויים מצריכים תשומות נפשיות, ולכן עדיף לעבוד עם תבניות קבועות שמאפשרות גמישות מובנית, במקום לקבוע בלו"ז באופן קפריזי שמוביל לעיסוק רק במה שנוח ודחיינות במה שפחות.

מעבר מפוקוס על משימה אחת לאחרת הוא חלק בלתי נפרד מניהול זמן וסדרי עדיפויות, אבל מדובר בהרגל שדורש תרגול. שינויים, מטבעם, אינם פשוטים לרוב האנשים – לחלקנו קשה יותר ולחלקנו פחות.

ללא תכנון וניהול זמן מדויק, הכולל בלוקים ביומן שמגדירים בבירור מה מוקדש לאיזה נושא, קשה לסמוך על עצמנו שנבצע שינויים מבחירה ותוך תעדוף נכון. לרוב, נבחר לקדם משימות שקל לנו לבצע ושאנו מחוברים אליהן רגשית, על חשבון משימות שפחות נעים לנו להתמודד איתן – גם אם הן חשובות יותר.

הרצאות וסדנאות - פרטים נוספים