בגלל זה אנשים עובדים בבלאגן

דחוף לעומת חשוב

לוקח קצת זמן להבין את זה, במיוחד למי שנמצא בתחילת הדרך, אבל חשוב אינו בהכרח דחוף ולהיפך. יותר מכך, לעתים קרובות המשימות שיובילו אתכם אל מימוש המטרות שלכם הן לא דחופות, מאחר ותהליכים אינם קצרים ואין הבדל מהותי אם המשימה תתבצע היום או מחר, וזה בדיוק - חוסר הדחיפות, יוביל לדחיקה שלהן הצידה לטובת דברים דחופים אחרים ולכשלון בהשגת המטרות.

לדוגמה: המטרה שלי היא להתקדם בנתיב הקריירה שהגדרתי לעצמי מתפקיד של ראש צוות פיתוח לתפקיד של ראש קבוצה. לשם כך אני מציב מטרות משנה כמו למידה שטחית של שתי שפות תכנות שאני פחות מכיר, למידה של גישה ניהולית שאני מזהה שתסייע לי וביצוע של פרוייקט קטן שישפר את המוצר של החברה לדעתי, כדי שאוכל להציג לממומנים עלי. אני מפרק המטרות למשימות כמו זמן לימודים, או זמן עבודה על פרוייקט וכו'.

אך בנקודה זו, בשל לחצים, התנהלות לא נכונה, מקרים שלא בשליטתי ועוד, אני נאלץ לטפל במשבר בעבודה השוטפת שלי, ובנוסף לכך לעזוב מוקדם את העבודה כי קראו לי לקחת את הילד מהגן, וכן בדחיינות ובעייפות שלי בסוף היום. הדבר הראשון שאני עושה, זה להזיז את משימת הלימוד שתזמנתי להיום - ליום המחרת. כי כשאין דדליין קשיח וכשהוא לא קרוב, פער של יום לא באמת משנה כביכול.

הצרה היא לא דחיה של יום, אלא חדירה של מיינדסט לא בריא. אותו מיינדסט שרואה אפשרות לדחות את המשימה שאמורה לקדם אותי מקצועית, מסמן אותה למעשה כפחות חשובה. ומכאן זה מדרון חלקלק מאד, מאחר ונושאים דחופים לטיפול יש כל יום, ומשימות חשובות שאינן דחופות - ידחו שוב ושוב. והנה קיבלנו אדם שלא צועד קדימה ולא מקדם את עצמו כפי שהיה רוצה.

דרוש איזון בין הדחוף לחשוב, וזה משהו שאני עובד עליו כל העת.

כלים לתעדוף

ישנם שיטות רבות שמאפשרות להפריד בין דחוף לחשוב, וכן על פי רמות. אני משתמש בשיטת צבעים פשוטה. יש לי דשבורד שבניתי לעצמי בגוגל שיטס, בו כל עמודה עוסקת באחד מבסיסי הפעילות שלי. למשל: יח"צ בינ"ל, שיווק, או מכירות, הרצאות, חיים פרטיים וכן הלאה. 

תחת כל עמודה רשומות משימות שונות להן נתתי אחד מ7 צבעים: 

• לבן: משימות קריטיות ודחופות שמחייבות טיפול מיידי. אלו משימות שאם לא יבוצעו בזמן, ייגרם נזק. משימות בעלות חשיבות גבוהה אבצע בעצמי וכאלו בעלות חשיבות נמוכה יותר אפנה לגורם אחר לביצוע. אדום: משימות בהולות שנמצאות כבר בתהליך.
  

• ורוד: משימות חשובות אך לא דחופות. אני מקצה להן זמן מוגדר ביומן, אך לא מטפל בהן באופן מיידי. כתום: משימות חשובות בתהליך.
  

• צהוב: משימות שאינן דחופות ואינן חשובות במיוחד, אך עשויות להיות מועילות לטווח הארוך. אני מטפל בהן רק לאחר שהמשימות הקריטיות טופלו. ירוק: משימות שאינן דחופות בתהליך.
  

• צבע קרם: חשיבות נמוכה. שם כדי שאוכל להגיע אליהן עתידית. 
  

הצעת מחיר שצריכה לצאת בעוד יומיים ללקוח מעולמות היח"צ בישראל או הלינקדאין, תקבל צבע לבן תחת רובריקת מכירות, ואילו התקנה של אוטומציה שתייעל את הצעות המחיר, חשובה, אך העולם שלי ישרוד את מחר גם בלעדיה ולכן תקבל צבע ורוד תחת אותה הרובריקה. 

(שיטת הצבעים לתיעדוף משימות על הדשבורד שלי, כאשר המשימות עצמן מצונזרות)

לדעת לשחרר ולמנוע התחייבות יתר

ניהול זמן נכון לא מתחיל בלוח זמנים עמוס או בניסיון להספיק הכול, אלא בהכרה ביכולת המוגבלת שלנו. הרצון לדחוס כמה שיותר משימות יוצר לוז בלתי אפשרי שמתעלם מהזמן האמיתי שתהליכים דורשים. התוצאה? לחץ, תחושת כישלון, ותסכול.

האמת הפשוטה היא שהקיבולת שלנו נמוכה יותר ממה שנדמה לנו. לכל אחד יש מספר מוגבל של שעות ביום המיועדות ל"עבודה עמוקה" – זמן שבו אפשר לחשוב, ליצור, ולבצע משימות מורכבות באמת. כשמנסים לקחת על עצמנו יותר מדי, לא רק שאיננו מצליחים להשיג את המטרות, אלא אנחנו עלולים להתרסק מרוב עומס.

כדי להימנע מכך, יש להתחיל בתכנון ריאלי שמכיר במגבלות הזמן והמשאבים שלנו. לא כל מה שאנחנו רוצים להספיק יקרה בטווח הקרוב, ומשימות תמיד יתארכו או ייתקלו בהפרעות בלתי צפויות. כשמשחררים את הצורך "להספיק הכול" ומעדיפים להתמקד במה שחשוב באמת, יוצרים תכנית שהיא גם שאפתנית וגם ברת ביצוע.

זוהי אסטרטגיה, לא כניעה. להבין מראש שמשימות לוקחות יותר זמן ממה שציפינו, לנתח את סדרי העדיפויות, ולדעת לומר "לא" למה שאינו תורם לקידום המטרות המרכזיות – זו הדרך היחידה לשמור על איזון וליצור תוצאות אמיתיות.

ההבנה הזו לא רק מפחיתה לחץ, אלא גם מאפשרת לנצל טוב יותר את המשאבים שלנו ולמנוע שחיקה. כי בסופו של דבר, תכנון חכם מתחיל ביכולת לשחרר את מה שלא נחוץ.

סדר עדיפויות אישי אל מול ארגוני

כאן אני אומר לכם את מה שלא באינטרס של הלקוחות והמנהלים שלכם שאומר. האישי - הוא רובריקה בתוך דשבורד סדרי העדיפויות שלי. הוא נמצא אצלי ממש בין רובריקת ה"אופרציה" לרובריקה הקרויה "מקצועי". כך יש רובריקה גם לכל אחד מילדיי וכן לנושאים אישיים נוספים אחרים. יש לזה סיבה וגם אתם צריכים לעשות זאת!

(לילדים שלי יש רובריקה בדשבורד שלי בדיוק כמו לכל דבר שאני רוצה להגיע אליו)

כשם שאנחנו דוחים משימות חשובות שיקדמו את מטרותינו לטובת משימות בהולות שלא קשורות בהכרח למטרות שלנו, כך אנו נוטים לתת עדיפות למקצועי אל מול האישי. יש לכך סיבות רבות שלא אכנס אליהן כאן, אך זו המציאות וזו גם הדרך להזנחה של הבריאות שלנו, לאי הקדשת זמן לילדים שלנו ולכך שאולי אנחנו מצליחים מאוד, אבל מכונת הקפה שלנו בבית מקולקלת כבר חודשיים ואנחנו לא מגיעים לעולם לסדר את הארון או לבקר משפחה כמו שהיינו רוצים.

הפתרון פשוט. שילוב האישי בתוך סל המטרות והמשימות הכללי, ומשם לדרך הנוחה לכם לנהל זאת. אצלי כאמור זה אותו דשבורד משימות. גבול לשלבים במשימות: לדעת מתי לעצור ולהתקדם

כל משימה היא חלק מתהליך המורכב משלבים, וניהול זמן נכון דורש להציב גבול לכמות השלבים שמקדמים בו-זמנית. כששלב קריטי בתהליך הושלם – למשל, שליחת מייל חשוב או מענה על שאלה דחופה – אין חובה להמשיך מידית לשלב הבא, גם אם יש תגובה חוזרת או התקדמות מהירה. הנטייה הטבעית שלנו לרצות לסיים דברים חשובה, אך היא יכולה להיות מכשול אם לא מנהלים אותה נכון.

אם עיתונאי שאל שאלה לגבי לקוח במחלקת היח"צ הגלובלית שלנו שדרשה את מעורבותי, ואני השבתי פעם אחת, ניטרלתי את הדחיפות. אין צורך להיות זמין גם לגל השני והשלישי, שבהם מתקבל מענה לדברים שלי, חוץ ממקרים חריגים.

במקום להיגרר לתוך פינג-פונג של מיילים ו-וואטסאפים לאורך כל היום, כדאי להגביל את מספר הפעמים שבהם מגיבים, במיוחד כשמדובר במשימות לא קריטיות. אם השלב הקריטי כבר הוזז היום, השלב הבא יכול להמתין כדי לפנות מקום לדברים אחרים. אחרת, יש סכנה להישאב למשימות מול גורמים רספונסיביים במיוחד, שמנצלים את הזמן שלך על חשבון התקדמות במשימות אחרות. ההבנה ששלבים קריטיים לוקחים זמן מוגבל, ושהמשך התהליך יכול להמתין, היא קריטית לשמירה על פוקוס ותעדוף נכון.

על אותו משקל, סיום משימה הוא לא העדיפות העליונה. העיקר הוא לשמור על תמהיל המשימות שתוכנן כך שישרת את כל תחומי האחריות שלי. ההעדפה להמשיך ולסיים משימה כי אני "בשוונג", מפתה ככל שתהיה, תמיד תבוא על חשבון משימות אחרות שדורשות קידום ועלולה לפגוע באיזון ובתפקוד הכולל של הארגון.

אני עובד כעת על הניוזלטר הזה. אני נהנה מזה והדברים זורמים. אך אם לא אהיה מהודק בדרך ניהול הזמן שלי, משימות המשך היום כמו להתכונן לשתי פגישות בנוגע ללקוחות לינקדאין שלנו, יפגעו.

בדיקה עצמית

הצרכים שלי משתנים, וכך גם סדר העדיפויות. כחלק מובנה מסדר המשימות שלי, אני בודק פעם ביום לגבי המשימות הדחופות, ובתדירות פחותה עבור המשימות הפחות דחופות, כי הן, והצבע (הדחיפות) שהענקתי להן, עדיין רלוונטיים למיקוד שלי.

הרצאות וסדנאות - פרטים נוספים