כולם חושבים על משימות, אבל אף אחד לא חושב על מה שבניהן

ככה אני מנהל את מרווחי הזמן שבין המשימות שביומן ומדוע זה קריטי:  

חשיבות המרווחים

משימות מורכבות דורשות ממני ריכוז גבוה ויכולת להתמודד עם פרטים רבים. על מנת לשפר את הביצועים ולהימנע משחיקה, אני מתכנן את היום שלי כך שלא יעמיס יותר מדי משימות מורכבות בזמנים צפופים. הכנסת מרווחים בין משימות כבדות, בין אם מדובר בפגישות זום הדורשות הפסקות בין לבין או בפגישות שאינן בזום הכוללות זמני נסיעה, מאפשרת לי להירגע ולהתמודד עם מצבים בלתי צפויים. בזכות תכנון זה אני שומר על שליטה, מונע קביעת יתר ומבטיח לוח זמנים ריאלי ואפקטיבי אשר משקף גם את הצרכים האנושיים של התנהלות יומיומית.

שיטת ה-Buffers

אני מקצה בכל יום זמן מוגדר ל”כריות זמן” לטיפול בדברים בלתי צפויים, כמו שינויים בלוחות זמנים או תקלות דחופות. לדוגמה, אחרי פגישה חשובה, אני מקדיש 15–30 דקות לעיבוד המידע ולתכנון הפעולות הבאות. זאת לצד זמן של שעה או שעתיים בכל יום לטיפול במשימות דחופות ומשתנות. 

שילוב ביומן

בתכנון לוח הזמנים שלי, אני משאיר מרווחי זמן של לפחות 10–15 דקות בין פגישות ומשימות מורכבות. כך אני הופך את השיטה לקונקרטית ושומר על זרימה חלקה ביום, גם אם מתעכבים. קשה לראות זאת ביומן שלי למתבונן מבחוץ, מאחר ואני כולל את המרווחים הללו בתוך הזמן של המשימה. קרי, אני עורך פגישות באורך של 45 דק, אך חוסם עבורן שעה ביומן. 

סיימת מוקדם? תנשום

ניהול זמן טוב זה לא רק להספיק יותר – זה גם לדעת לאזן ולמנוע שחיקה. אם סיימת משימה מוקדם מהצפוי, קח את הזמן לנשום במקום לדחוף מיד עוד משימה. הזמן שלך מתוכנן להספק טוב ולכן גם בלי לקדם עוד משימה אתה אמור להיות בסדר. ההפסקה הזו לא רק שומרת עליך רענן, אלא גם מבטיחה שהניהול שלך יישאר אפקטיבי לאורך זמן. 

לפני מספר ימים סיימתי שיחה עם לקוח טכנולוגי בינ"ל שלנו שצורך שירותי יחסי ציבור, 20 דקות מהצפוי ומהזמן שהקצבתי לכך ביומן. לא חיפשתי לדחוף ב20 הדקות הללו עוד משימות. ההספק שלי בנוי על מכלול התכנון והוא לא ייפגע אם לא "אדחוף" עוד משהו. ולכן השתמשתי בזמן הזה כדי להתאוורר. 

דוגמאות מעשיות

בימים עמוסים בפגישות, אני משתדל להוסיף מרווח של 30 דקות באמצע היום כדי לטפל בנושאים דחופים או להפסקה קצרה שתעזור לי לשמור על רמת אנרגיה גבוהה.

(הפסקת קפה בשכונה 🙂)

הרצאות וסדנאות - פרטים נוספים